La Portería Remota también puede ser conocido por otros nombres, tales como: Portería virtual, Portería inteligente, Portería autónomo, acceso digital, entre otros.
Dicho esto, la Portería remota no es más que la liberación de entradas y salidas a través de tecnologías de control de acceso, asociado al contacto al cliente a través de una central.
La Portería remoto es una combinación de tecnologías, sin la necesidad de un portero cara a cara en el condominio, pero manteniendo la seguridad de la misma manera o mejor.
La portería remota es un servicio de vigilancia y contacto remoto, basado en cinco pilares tecnológicos: CFTV, central de alarmas, telecomunicadores, controles de acceso y puertas y portones.
Con toda esta tecnología implantada en los condominios, el portero se ubicará en un centro de vigilancia blindado y seguro, donde realizará toda el contacto y control de acceso para residentes, visitantes y prestadores de servicios.
Además, los residentes pueden contar con diferentes dispositivos para acceder al condominio, como, por ejemplo, lectores de TAG, lectores faciales y lectores biométricos.
Todas las tecnologías utilizadas en la operación son fundamentales para eliminar la posibilidad de coacción del portero, así como para reducir el acceso no autorizado a los condominios, los cuales solo serán liberados cuando se cumplan los protocolos de seguridad electrónica.
La empresa de porteria remota se encarga de vender y operar todas las tecnologías necesarias para realizar el contacto al cliente y supervisión remota de los condominios.
Entre sus obligaciones se encuentra la prestación de servicio continuo, las 24 horas del día, sin interrupciones, con internet y links estables, así como brindar mantenimiento y soporte a todas las ocurrencias y residentes.
En MinhaPortaria.Como asumimos el 100% del desempeño operativo del día a día, a través del contacto general con residentes, visitantes y prestadores de servicios.
Además, actuamos como soporte para todas las necesidades y solicitudes que llegan a través de nuestros canales de comunicación.
Los tres principales beneficios de la portería remota son: reducción de costos, mayor seguridad y valoración del condominio.
La reducción de costos, según casos probados de clientes de MinhaPortaria.Com, puede llegar hasta el 50% de la tarifa del condominio.
El aumento en la seguridad del condominio se debe a la instalación de equipamientos electrónicos de seguridad en todo el condominio, desde cámaras de vigilancia y supervisión, alarmas y sensores, controles de acceso, sistemas de intercomunicación totalmente integrados con el centro de monitoreo y control y soporte para puertas peatonales y portones para vehículos.
A partir de esto, elevamos el nivel y criterio de seguridad de cada condominio. Toda la tecnología aplicada inhibe la posibilidad de coacción del portero, que se ubicará en un centro de monitoreo blindado y seguro, y el 90% de los procedimientos de seguridad serán validados electrónicamente, eliminando la posibilidad de error humano.
La valoración del condominio se alcanza gracias a toda la tecnología que se implementa en el condominio. Debido al portería remota, el condominio es más seguro, más económico y cuenta con la última tecnología, lo que lo hace más atractivo para posibles compradores e inquilinos.
Además de aumentar la seguridad, reducir costos y valorar el condominio, la portería remota brinda muchas otras ventajas al edificio y a los residentes, tales como:
• Agilidad y eficiencia en el control de acceso;
• Registro e historial de todos los accesos, personas y vehículos;
• Invulnerabilidad de la portería;
• Informes e imágenes recuperadas en caso de ocurrencias;
• Responsabilidad y asistencia técnica 24 horas del día, los 7 días de la semana;
• Protección de todo el perímetro del condominio, en todo momento, con monitoreo visual del centro de monitoreo;
• Eliminación de riesgos laborales;
• Eliminación de la ausencia del empleado en su trabajo;
• Sistema de registro de entrega de bienes/mercancías;
• Exención de gastos con: mantenimiento preventivo y correctivo de motores de portones, sistemas de acceso, alarmas perimetrales y otros sistemas de comunicación (intercomunicadores).
Como puede ver, la portería remota tiene varios beneficios para agregar a la rutina de su condominio.
Con la portería remota, no hay portero en el condominio.
Sin portero ya no hay esa persona con quien saludar y charlar en las entradas y salidas del edificio, así como tampoco hay forma de pedirle favores al portero ante una emergencia o compromiso.
Esto termina generando inseguridad inicialmente, pero con el tiempo la tasa de aceptación de los residentes tiende a ser unánime.
Y, para alcanzar la aceptación total por parte de los residentes, en MinhaPortaria.Como creamos un departamento de Calidad, responsable de monitorear y analizar el nivel de satisfacción de cada residente, actuando con el fin de minimizar los impactos de la migración a la ordenanza remota.
Las principales preocupaciones de quienes buscan una ordenanza remota son el aumento de la seguridad y la reducción de costos.
Ante esto, y una vez convencidos de que esa es la solución, surge la inquietud de cómo elegir la mejor empresa para actuar.
Esta inquietud puede y debe resolverse visitando y conociendo la central y los clientes de la empresa.
En MinhaPortaria.Com siempre llevamos a los clientes interesados en implementar la Portería Remota a condominios que ya están en funcionamiento, para que comprendan cómo funciona el sistema en la práctica.
Los residentes podrán ingresar al condominio a través de diferentes tecnologías de control de acceso: lector biométrico, lector de TAG, lector facial, llave virtual, código QR, entre otros.
Para el ingreso de vehículos se utilizará un control, todos con sistema de pánico para informar a la central de una posible ocurrencia o emergencia.
Nosotros, de MinhaPortaria.Com, aconsejamos que el control de acceso de los residentes nunca se haga mediante una contraseña numérica, ya que este tipo de recurso es fácilmente copiado o registrado por cualquier persona, creando así una vulnerabilidad muy grande a la operación.
Si el residente no tiene el TAG de acceso, podrá intercomunicarse, normalmente, con el portero remoto; esto hará el servicio directo de nuestro Call Center.
Sin duda, esta es una tecnología segura y estable que permite MILLONES de diferentes combinaciones generadas por el sistema.
Surge con el propósito de agilizar el acceso de visitantes, posibilitando la misma seguridad que tiene el residente en la entrada del condominio.
En MinhaPortaria.Com ya estamos aplicando esta tecnología en varios condominios que ya son clientes y el resultado ha sido sumamente satisfactorio.
Cualquier llamada realizada, a través del intercomunicador o con origen en cualquier área común del edificio, deberá pasar por la asistencia del operador o agente de seguridad asignado en nuestra central BLINDADA.
Toda esta asistencia viene acompañada de imágenes de las cámaras y registros del condominio.
La Portería Remota Central o Portería Virtual de MinhaPortaria.Com está abierta las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año.
En general, la portería remota está indicada para Condominios Residenciales con hasta 100 unidades.
Pero, en verdad, la tecnología aplicada por MinhaPortaria.Com se puede implementar en cualquier tipo o perfil de condominio, residencial, comercial, centros industriales y centros logísticos; incluso tenemos proyectos en condominios con 500 unidades habitacionales.
Lo que hace posible la operación de Minha Portaria es la visión a aplicar: el producto Portería remota entrega como principal beneficio al condominio el aumento de los criterios de seguridad aplicados diariamente, y como efecto secundario la reducción de costos.
Por ello, en condominios con menos viviendas, la reducción de costos es mayor, más impactante, pero el gano de seguridad en todos los casos es sumamente representativa.
Con la implementación del patrón creado por MinhaPortaria.com es posible ahorrar en gastos de condominio.
Redujimos los costos laborales del condominio en un promedio de 60%, lo que refleja un ahorro directo promedio de 40% para los residentes en su boleta de pago mensual.
El impacto es grande. En promedio, los condominios residenciales tienen 6 empleados: 1 conserje, 1 persona de la limpieza y 4 porteadores para trabajar las 24 horas del día.
La Portería Remota u Portería Virtual elimina los 4 porteros, reduciendo así el número de empleados en 70%.
Esto tiene una imensa ventaja en el proceso de seguridad del condominio.
Los empleados del edificio agrupan un volumen constante de información privada de los residentes y, con una gran cantidad de empleados, es difícil controlar la confidencialidad de su información.
En la Portería Remota de MinhaPortaria.Com, contamos con sistemas y procesos bien definidos que controlan la confidencialidad de la información transmitida por los residentes, por esto que el proceso de control de acceso en condominios es mucho más seguro con la Portería Remota, eliminando la posibilidad de error humano.
Sin duda, este es el principal beneficio obtenido de la implementación de la Portería Remota MinhaPortaria.Com.
En condominios, el impacto se percibe en los primeros días de operación.
Alrededor del 90% de los trámites están automatizados y validados electrónicamente, evitando cualquier error humano y la consecuente entrada indebida o no autorizada de personas.
Este estricto control de seguridad significa que los procedimientos se siguen de hecho, de modo que incluso los operadores de conserjería remota no pueden eludirlos.
Todos estos factores generan un gasto incalculable en las medidas de seguridad del condominio.
Los primeros 3 meses son más difíciles para que todos se adapten al sistema, por lo que seguimos de cerca esta fase.
Pero, después de eso, la aprobación supera el 95% de los residentes.
Para nosotros en MinhaPortaria.Com, este es un compromiso muy serio.
La adaptación es el principal factor de éxito de un proyecto de portería remota.
Esto no se relaciona única y exclusivamente con la tecnología y el procedimiento, sino con el cuidado para que la percepción del usuario sea correcta ante un sistema tan complejo.
Para asegurar que todo salga según lo planeado, MinhaPortaria.Com ha creado dos departamentos para brindar el soporte y apoyo necesario a los usuarios: Operación Asistida, que ocurre durante la implementación de la portería remota; y Gestión de la Calidad, que actúa durante y después de la implementación de la portería remota.
Los residentes de la mayor edad pueden utilizar el sistema de portería remota.
Si bien existe una dificultad para los residentes mayores con respecto al control de acceso a través de la biometría, en MinhaPortaria.Com estamos preocupados por tomar otras soluciones para brindarles un mejor servicio.
Así, ofrecemos como alternativa a estos residentes el uso de tags, QrCode y lectores faciales, que son capaces de minimizar cualquier dificultad.
En caso de requerirse otras adaptaciones, serán aplicadas y controladas por el departamento de calidad de MinhaPortaria.Com, que actúa durante la implementación de la portería remota en los condominios, con el objetivo de la total satisfacción de los residentes.
El centro de monitoreo no tiene límite en la cantidad de condominios a los que se les dará servicio.
Hoy en día, la operación de MinhaPortaria.Com tiene un tamaño para atender a 500 condominios y el proceso de estlabilidad está muy bien definido, lo que la hace capaz de atender a 10,000 condominios.
Justo al inicio de nuestras operaciones, asignamos 4 condominios por operador y, con el tiempo, evolucionamos a 6 condominios.
Actualmente contamos con un promedio de 8 condominios por operador, pero todo esto se hace con gran responsabilidad y análisis del patrón de operación de cada condominio.
La tecnología evoluciona mucho y cada día en MinhaPortaria.Com mejoramos aún más nuestros procesos y procedimientos.
Esta convergencia entre tecnología, procesos y procedimientos nos permite eliminar, cada vez más, el error del ser humano en el proceso de atención de los condominios.
Esto brinda más seguridad a los residentes porque elimina el factor humano en el proceso de validación. Un ejemplo es si ponemos 2 condominios que tienen mucha demanda en la misma celda de servicio; no seremos capaces de atender de manera eficiente, por lo que necesitamos distribuir los condominios a pedido de obra y lo hacemos con mucha tecnología aplicada en el proceso.
El residente puede comprar un TAG de acceso y no necesitará utilizar datos biométricos. Y si por casualidad se olvida el TAG, éste deberá activar el intercomunicador, y será atendido por la central de MinhaPortaria.Com que hará el control de seguridad adecuado y le dará acceso al respectivo residente. También es posible validar la entrada de residentes desde el lector facial.
El residente dispone de 6 medios de comunicación con la central de MinhaPortaria.Com | FocusMind: 0800 que funciona en todo Brasil, WhatsApp de la portería activo 24 horas al día para atender a los residentes, teléfono común, correo electrónico, intercomunicador de edificio y unidad y el App que permite la comunicación directa con la central de MinhaPortaria | FocusMind. Por lo tanto, cuando el residente se dé cuenta de que ha perdido el TAG o el control del vehículo, debe avisarnos de inmediato para que podamos realizar el bloqueo. A partir de ese momento, el dispositivo dejará de funcionar en el control de acceso del condominio.
En MinhaPortaria.com tenemos la responsabilidad de estos accesos y este es un punto que merece toda la atención de nuestra operación!
La inspección de los visitantes siempre se realiza por un agente de seguridad calificado y debidamente capacitado, lo que aumenta la seguridad y dificulta la entrada de posibles intrusos. Todas las autorizaciones e intervenciones se almacenan en nuestra base de datos durante 1 año.
El visitante llama para indicar qué unidad quiere visitar;
Directamente desde nuestra Central, un agente de seguridad brindará asistencia, solicitando los datos del visitante - nombre y unidad;
El operador llama a la unidad respectiva para solicitar autorización y validar la visita, informando su (s) nombre (s), quiénes son y cuántas personas los acompañan;
Y es solo a través de la autorización del residente que el operador activa remotamente la puerta para permitir la entrada de visitantes;
El operador informa al visitante que su acceso ha sido autorizado y abrirá las puertas directamente directamente de la central.
MinhaPortaria.Com actúa estrictamente en la liberación de visitantes, asumimos la plena responsabilidad de este acceso. En algunos casos, el condominio define como trámite el registro de fotografías y documentos de todos los visitantes y prestadores de servicios. Así, una vez autorizado el acceso del visitante, se realiza el procedimiento para registrar la foto y verificar el documento.
Cada condominio define un procedimiento específico, pero sugerimos que los propietarios registren a todos los empleados y les den un dispositivo de acceso, ya sea mediante el registro de biometría o una TAG.
El concepto general del sistema es muy simple, todo el que tenga una regla de acceso al condominio debe contar con un dispositivo de control de acceso para que el sistema lo pueda hacer el registro de acceso, siempre que este acceso deba realizarse por medio de la acción humana, la posibilidad de fallas aumenta considerablemente.
Cada condominio define cómo se debe realizar este procedimiento. En general, se define un empleado (conserje o síndico) que será el responsable de recibir estos bienes, estableciendo una restricción de tiempo que se puede recibir, en función del horario del empleado. Por lo tanto, todos los residentes deben ser consciente de estos horarios, para que puedan avisar con anticipación a “los mensajeros o empresa de entrega” sobre la hora de recepción, la mayoría de las veces, en horario comercial. Algunos condominios adoptan como procedimiento que solo el residente recibirá pedidos, lo que requiere que el mismo esté presente para recibir cuando lleguen los pedidos.
El residente envía una lista de invitados al centro de monitoramiento de MinhaPortaria.Com, a través de los medios existentes, y permite que los visitantes sean liberados. Si llega alguien que no está en la lista nos pondremos en contacto con el residente para recolectar la autorización. Si el residente lo prefiere, puede enviar el CÓDIGO QR a cada huésped y cuando llegue tendrán acceso liberado directamente por su respectivo código.
A través del App de MinhaPortaria.Com, el residente recibe todo lo que ocurre con respecto a su unidad, como la llegada de un visitante, la rotación de su automóvil, información importante sobre su pedido/entrega y toda la información relevante para él y su unidad. Además, también enviamos vía SMS todo lo que impacta en la circulación de personas, por ejemplo, si hubo un corte de luz en el edificio, un ascensor roto, falta de agua en el edificio, “edificio en riesgo”, entre otros avisos.
Una vez formalizada la sociedad a través de contratos que califiquen las obligaciones y garantías de cada una de las partes, en MinhaPortaria.Com | FocusMind llevamos al socio junto con nuestros técnicos en nuestras operaciones para seguir todas las etapas del proceso de implantación / capacitación de los residentes, una vez hecho esto, ponemos a disposición un folleto con el esquema de conexión y el equipamiento patrón para que estén implementado dentro de un escenario único y consistente para garantizar un funcionamiento las 24 horas.
No sabemos sobre la instalación de una portería remota / portería virtual, pero cuando el socio formaliza la asociación con MinhaPortaria.com, hacemos toda esta capacitación para que la asociación sea sostenible y consistente.
El equipo técnico de MinhaPortaria.Com o Socio Homologado hace una evaluación de las características y sistemas ya implementados en el condominio, luego se hace un estudio de lo que se necesita reponer y así se puede hacer una propuesta para implementar el sistema necesario. La implementación se lleva a cabo en 30 días hábiles y incluye capacitación detallada y individualizada para todos los involucrados, conserjes, persona de la limpieza y residentes.
Remota / Portería Virtual?
Básicamente son 5 pilares tecnológicos, cámaras de seguridad, central de alarma, intercomunicador, control de puertas y portones y control de accesos. lo que le permite monitorear remotamente todas las instalaciones del condominio en tiempo real y controlar los dispositivos que sean necesarios, incluido el sistema de alarma contra incendios.
Miralo en video: 5 pilares da Portaria Remota
Los protocolos de comunicación entre los equipamientos son los disponibilizados por respectivos fabricantes y padrones del mercado, sin embargo este es un punto muy importante, pues el condominio necesita ser libre para contratar a la empresa que estime mejor para atenderlo y muchas empresas vinculan al cliente a través de real “Cajas negras” que obliga al cliente a quedarse con él porque es una tecnología propietaria, “solo él tiene”, nosotros en minhaportaria.com utilizamos tecnologías del mercado, de esta manera, el cliente se queda con nosotros por la calidad de nuestro servicio y no por la tecnología que aplicamos.
Se instalan no breaks (sistema de energía auxiliar) que soportan al menos 4 horas, cubriendo la mayoría de las fallas de la empresa de energia. De todos modos, si el corte de energía es mayor, nosotros de MinhaPortaria.Com enviamos soporte operativo al condominio, enviando un profesional capacitado para apoyar y continuar el control de acceso de forma manual.
Por regla general, la responsabilidad de internet debe ser responsabilidad de la empresa contratada para prestar el servicio de Portería Remota / Portería Virtual. En el caso de MinhaPortaria.Com | FocusMind tiene contratados 2 links bajo nuestra responsabilidad, en caso de cualquier problema en el link principal, su conexión a nuestra central se mantendrá mediante el link Backup. En la mayoría de los casos, utilizamos una conexión dedicada como el LINK PRINCIPAL, que además garantiza el pleno funcionamiento del sistema. De todos modos, si hay una caída en los 2 LINKs, enviamos soporte operativo al condominio, enviando un profesional capacitado, para apoyar y continuar el control de acceso de forma manual.
El cliente también deberá exigir que los links de internet necesarios para el funcionamiento de la Portería Remota / Portería Virtual sean responsabilidad de la empresa contratada, por lo que cuando existan problemas con los respectivos links, la empresa contratada deberá actuar sobre la solución de inmediato, eliminando la transferencia de esta responsabilidad al condominio. Algunas empresas incluso cobran por el envío de un profesional al condominio para brindar soporte mientras el servicio de enlace a internet no esté operativo, esto debe ser responsabilidad de la empresa contratada y no se puede cobrar al condominio por la falla de este servicio.
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Este es otro punto muy importante, la responsabilidad del pleno funcionamiento de toda la tecnología aplicada, debe estar incluida en la prestación del servicio de la empresa contratada, el servicio de minhaportaria.com | focusmind garantiza mantenimiento con reposición de material (el costo es nuestro), en el 100% de la tecnología de seguridad electrónica aplicada del condominio, “sin importar si es utilizada por el conserje remoto o no”, ejemplo de la cámara de salón de baile y otros ítens que no están directamente vinculados al control de acceso y al funcionamiento del portería remota / portería virtual. esto garantiza al sindico y administradores del condominio total tranquilidad con respecto a la operación del 100% de todo el sistema, eliminando la transferencia de responsabilidad a otras personas cuando ocurre una ocurrencia. Los 5 pilares tecnológicos de la seguridad electrónica en un condominio son las alarmas y sistemas perimetrales como cercas eléctricas y sensores de pared, todas las cámaras de seguridad instaladas en el condominio y las respectivas grabadoras, intercomunicadores en las áreas comunes y también en los departamentos, así como el intercomunicador central, control de acceso que involucra lectores biométricos, tags además de las cerraduras y muelles en puertas peatonales y la automatización de portones de vehículos principalmente, incluyendo motores, accionamientos, sensores y todos los periféricos para que funcionen perfectamente las 24 horas del día, 7 días a la semana y 365 días al año.
El uso de tecnologías no aprobadas, y la elaboración de una infraestructura poco profesional, genera mucho retrabajo y muchas fallas tecnológicas, lo que pone al sistema en constante mantenimiento. En MinhaPortaria.Com siempre actuamos con orientación y apoyo a los socios.
