Neste artigo, nós explicaremos quais adaptações um condomínio precisa fazer ao implantar um sistema de portaria remota ou virtual.
A partir do momento em que há interesse de um síndico em instalar a tecnologia da portaria remota em seu condomínio, uma das dúvidas que surgem é: quais adaptações o prédio precisa fazer?
Esse questionamento surge, normalmente, quando o sistema anterior do condomínio ainda era atendido por portaria física e presencial 24h por dia.
Com a escolha pela portaria remota, certamente algumas rotinas serão alteradas e algumas adaptações serão necessárias.
Confira abaixo as duas principais adaptações que um condomínio precisa fazer ao optar por implantar a portaria virtual.
2 adaptações para portaria remota
Com a implantação da Portaria Remota, basicamente os condomínios passam por 2 adaptações.
A primeira adaptação para portaria remota está nos processos e procedimentos seguidos pelo condomínio, para a entrada dos moradores e funcionários em geral.
O que antes era feito através da verificação do porteiro físico, agora será feito pelo próprio morador, que conseguirá entrar em seu condomínio através de um controle de acesso.
Vale lembrar que as formas de acesso podem ser diversos, como, por exemplo, biometria, TAG, QR Code. Você pode conferir outras tecnologias de acesso clicando neste link.
A segunda grande adaptação para portaria remota é o nível de tecnologia aplicada no condomínio.
A implantação da Portaria Remota ou Portaria Virtual depende de 5 pilares tecnológicos que precisam estar em pleno funcionamento, 24 horas por dia.
Esses pilares são: Alarme, Câmeras de Segurança, Interfones e comunicação em geral, Controle de Acesso e Automatização de Portas e Portões.
Para o sucesso da Portaria Remota ou Portaria Virtual, tudo isso precisa funcionar impecavelmente.
Durante a segunda adaptação para portaria remota, a empresa responsável pela tecnologia deverá analisar as condições atuais do condomínio, verificando se há algum equipamento que pode ser mantido e quais deverão ser substituídos.
Você pode conferir mais informações sobre o processo de instalação de portaria virtual consultando esta matéria.
Como fazemos a portaria remota funcionar?
Como dito anteriormente, durante a segunda adaptação para portaria remota é feita uma avaliação das características e sistemas já existentes no condomínio.
Em seguida, é feito um estudo que aponta o que pode ser mantido e o que é necessário ser substituído. Por fim, é encaminhada uma proposta para implantação do sistema necessário.
A implantação ocorre em 30 dias úteis e nela está prevista um treinamento detalhado e INDIVIDUALIZADO com todos os envolvidos: zelador, faxineiros e moradores.
Como é feita a adaptação dos usuários finais?
Outra adaptação para portaria remota que merece destaque ocorre durante e/ou após a instalação da tecnologia.
Todos os usuários passarão por um treinamento detalhado e individualizado, onde receberão todas as instruções referentes ao funcionamento da Portaria Remota, principalmente no que diz respeito a entrada e a saída do condomínio, tanto para moradores como para visitantes.
Nesse treinamento, os usuários poderão tirar suas dúvidas e serão orientados quanto ao acesso à nossa Central de Atendimento, que pode acontecer por diversos meios de comunicação.
Dessa forma, caso, após a implementação, ainda surjam dúvidas, os usuários têm total liberdade para contatar nossa central para maiores esclarecimentos.
Nós da MinhaPortaria.Com levamos isso muito a sério.
Esse é o principal fator de sucesso de um projeto de Portaria Remota.
Isso não está relacionado exclusivamente com tecnologia e procedimento, mas, sim, com o cuidado para que a percepção do usuário seja correta diante de um sistema tão complexo como esse.
A operação assistida e o gerenciamento de qualidade
Para garantir que tudo ocorra como previsto e acompanhar e dar suporte aos usuários, criamos um departamento chamado de OPERAÇÃO ASSISTIDA e outro chamado GERENCIAMENTO DA QUALIDADE.
A área de Operação Assistida tem a finalidade de fazer todo o alinhamento de expectativas e suprir a ansiedade inicial gerada pelo usuário.
É essa área que faz o treinamento inicial junto a todos os moradores, se preocupando com a adaptação para portaria remota de cada um deles.
Independente de quantos sejam os condôminos, cada um será treinado individualmente, isso é fundamental.
Após esse treinamento individual, entra em ação a área de Qualidade, que atua periodicamente e insistentemente na análise do clima, da posterior adaptação com a portaria remota e do nível de satisfação dos usuários.
Dessa forma, atuamos pontualmente caso algo de errado esteja acontecendo. Tendo essas 2 áreas trabalhando de forma sincronizada, conseguimos fazer uma transição e adaptação de todos usuários de forma tranquila e confortável.
Se quiser saber mais sobre a implementação de uma portaria remota, dá só uma conferida em nosso vídeo ao lado, disponível em nosso Canal do Youtube.
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