Confira, nesta matéria, quais medidas de segurança e proteção de dados estão sendo feitas pela MinhaPortaria.Com para se adequar à LGPD
Muito tem se falado sobre a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei nº 13.709 de 14/08/2020).
Embora a lei mencionada acima já se encontre em vigência quanto a alguns artigos, boa parte dela passará a valer somente a partir de 2021.
Desta forma, as empresas de portaria remota e demais segmentos do mercado que lidam com dados pessoais e informações sensíveis têm tempo para se adequarem às disposições legais.
O mesmo aconteceu com a MinhaPortaria.Com, que, desde a divulgação da lei, já passou a criar medidas para se adequar à LGPD.
Confira abaixo alguns tópicos importantes que a empresa de portaria remota levou em consideração na hora de se adaptar à Lei Geral de Proteção de Dados.
A LGPD e o mercado de portaria remota
O mercado de portaria remota é relativamente novo, mas certamente veio para ficar.
Com o objetivo de controlar o acesso e a entrada e saída de moradores, a tecnologia da portaria remota surge como uma alternativa para reduzir os custos do condomínio, aumentar a segurança e valorizar o imóvel através das melhores tecnologias do mercado.
É importante levar isso em conta porque há uma grande expansão de prédios residenciais nas cidades, os quais, muitas vezes, não tem condições financeiras de acompanhar a evolução dos custos trabalhistas de seus funcionários (portaria, zeladoria, manutenções, pessoal de limpeza).
Em outras palavras, fica muito oneroso manter um posto dedicado 24 horas por dia de portaria presencial em um condomínio residencial, para fins de manter o controle de acesso dos moradores.
Desta forma, uma das soluções encontradas pelos síndicos é a implantação da portaria remota, uma vez que, com essa tecnologia, há o compartilhamento da ociosidade do porteiro com outros condomínios.
Assim, o porteiro passa a ficar em uma central de monitoramento blindada e à distância, sem tempo ocioso, pois será responsável por controlar, remotamente, mais de um condomínio.
A partir disso, um mesmo operador de portaria remota, ao controlar o acesso de vários condomínios, está lidando diretamente com diversos dados sensíveis dos moradores, visitantes e prestadores de serviço.
É aí que a LGPD entra em cena e se fazem necessárias medidas de adequação para proteção de dados de todos os condôminos e usuários dos prédios.
Na operação de portaria remota, há a constante interação com dados sensíveis de moradores, ou seja, nome, CPF, RG, dados comportamentais das pessoas, como ela vive e com quem convive, quais seus hábitos diários, se possui veículos ou não, se possui animais de estimação ou não… enfim, tudo o que diz respeito a um indivíduo.
Como esses informações pessoais são utilizados durante a operação da Minha Portaria, a LGPD surge como mais uma aliada da empresa de portaria remota na manutenção da segurança de todos.
Ou seja, a Lei Geral de Proteção de Dados é fundamental para o mercado de portaria remota.
A regulamentação da LGPD no Brasil
Conforme mencionado inicialmente, a Lei Geral de Proteção de Dados estava prevista para valer, integralmente, em outubro de 2020.
Porém, em decorrência da pandemia, seu prazo foi alterado e ela somente valerá a partir de 2021 – alguns artigos a partir de janeiro e outros a partir de maio.
Com essa mudança, acabou gerando um período maior para que as empresas de portaria remota e do mercado em geral se adaptem à nova lei de proteção de dados.
A MinhaPortaria.Com já estava criando medidas de adaptação à LGPD, no tocante ao trabalho e à reorganização dos processos e procedimentos internos, para atender à lei em outubro.
Agora, o objetivo é utilizar esse tempo para aperfeiçoar ainda mais os protocolos de segurança e proteção de dados criados pela Minha Portaria.
Quais medidas foram tomadas pela MinhaPortaria.Com para se adequar à LGPD?
Antes de mais nada, é importante dizer que os contratos de prestação de serviços firmados pelos clientes com a MinhaPortaria.Com já vinham contemplando cláusulas específicas que buscavam atender aos pré-requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados.
Cláusulas contratuais
Um exemplo das medidas de adaptação à LGPD pela empresa de portaria remota é a cláusula de cancelamento, na qual consta sobre a confidencialidade dos dados dos moradores e a obrigação da empresa em destruir todos os dados sensíveis que fiquem em sua posse, mesmo após o fim do contrato.
Rotina condominial e dados pessoais
Outra medida de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados refere-se às informações e conversas realizadas nos condomínios.
Neste caso, mesmo que os dados sejam destruídos, os colaboradores e funcionários da empresa ainda conhecem e “se lembram” da dinâmica aplicada ao condomínio.
Por isso, a Minha Portaria se compromete a manter confidenciais todos esses dados e informações geradas pelo prazo de 5 anos, mesmo após o cancelamento.
O compromisso com a segurança e proteção dos dados se dá através da assinatura de um termo de confidencialidade por todos os colaboradores, funcionários, parceiros ou pessoas da empresa de portaria remota, que tenham acesso aos clientes de alguma forma.
Esse termo alerta e informa sobre as responsabilidades relacionadas ao manuseio de dados sensíveis e caracteriza uma medida de adequação à LGPD.
Modificações na operação de portaria remota
Outra importante forma de se adaptar à LGPD é no âmbito operacional da empresa de portaria remota.
A Minha Portaria realizou adequações no sistema de modo que foi eliminada a possibilidade dos operadores de portaria remota acompanharem as informações de condomínios que não estejam sendo atendidos por ele.
Isso demonstra a adaptação à Lei Geral de Proteção de Dados pelo fato de que os funcionários não terão acesso à informações e dados que não sejam necessários no momento de sua atuação.
Eliminação de documentos físicos
Ainda na busca pela proteção de informações pessoais, a Minha Portaria colocou em prática outra medida para atender à LGPD: eliminar ao máximo, de acordo com o possível, documentos físicos e papeis escritos.
Essa atitude é importante porque, ao se manter um arquivo físico de documentos, pode ocorrer de, eventualmente, alguém acessar o local, fotografar algum documento e ninguém jamais ficar sabendo.
Desta forma, a empresa de portaria remota passou a digitalizar os documentos necessários, como aqueles assinados por clientes, e a utilizar assinaturas digitais ou em tablets.
Central de monitoramento blindada
Um dos pontos mais importantes em toda a operação de portaria remota é a central de monitoramento.
A central da Minha portaria é totalmente blindado, com acesso restrito e controlado.
Como forma de mantê-la adequada aos requisitos da LGPD, toda pessoa que entra na central e não faz parte da operação de portaria remota é obrigada a se identificar e registrar seu horário de entrada e saída.
Isso se aplica a qualquer colaborador, cliente ou morador que queira conhecer a central: todos precisam ser identificados no acesso.
Da mesma forma, os funcionários possuem acesso através de biometria, gravando seus horários de entrada e saída.
Em outras palavras, há um registro e controle de todos que já estiveram na central de monitoramento.
Proibido o uso de celular
Ainda falando sobre a central de portaria remota, outra medida para proteção de dados, tomada pela Minha Portaria antes mesmo da Lei Geral de Proteção de Dados, refere-se à proibição do uso de celulares em seu interior.
Os únicos aparelhos que existem dentro da central são celulares profissionais, para realizar contatos com zeladores, porteiros, síndicos e moradores – e apenas para esses fins.
Nenhum colaborador e operador de portaria remota pode entrar com seu celular pessoal.
Desta forma, eliminam-se possíveis fotografias ou gravações indevidas de informações de dentro da central, atendendo-se, assim, as premissas da LGPD.
É claro que, em caso de emergência pessoal, é permitido ao colaborador deixar seu celular com a líder de plantão.
Assim, caso haja necessidade de entrar em contato com familiar ou de receber algum telefonema importante, a líder fará a orientação prévia e, somente depois de tomadas as precauções devidas, o operador será acionado para atender à ligação.
Mas, de modo geral, é importante frisar que a Minha Portaria, nos últimos meses, vem tomando precauções e medidas para se adequar à LGPD.
Se você quiser saber mais sobre a Lei Geral de Proteção de Dados aplicada à condomínios com portaria remota, não deixe de conferir, nesta quinta-feira, nossa Live sobre o tema no Canal do Youtube da MinhaPortaria.Com.
Ficou com alguma dúvida? Mande um whats para nós! É só clicar no ícone do aplicativo no canto direito da página.
