Na matéria de hoje, nós elencaremos os pontos principais que você, síndico, deve incluir na planilha de despesas do condomínio. Confira!
Atualmente, qualquer gestão financeira precisa contar com métodos e formas de organização e controle, para que não ocorram furos no caixa.
O mesmo acontece em condomínios. O síndico precisa estar sempre atento a todas as despesas que envolvem o empreendimento.
Para fazer isso, o síndico pode contar com aplicativos específicos para celular, softwares, e, claro, planilhas de despesas, as quais podem ser criadas no Excel ou no Google Sheets.
Mas… que tipo de despesas o síndico precisa incluir em sua planilha?
Esse é o grande tema do artigo de hoje, e você pode conferi-lo abaixo!
Despesa 1: Folha de pagamento
Um dos principais itens da planilha de despesas do síndico é referente aos gastos com folha de pagamento.
Neste item, você deverá levar em conta os pagamentos efetuados a todos os funcionários do condomínio: porteiros, serviços gerais, limpeza, zeladoria, entre outros.
Os valores devem abranger não somente o salário em si, mas também:
- encargos trabalhistas, como FGTS e PIS, cálculo de horas extras, adicionais, descanso semanal remunerado, cálculo de férias acrescido de um terço, décimo terceiro salário, benefícios (vale-alimentação, vale-transporte, entre outros), descontos em caso de faltas ou atrasos;
- encargos previdenciários, como o INSS;
- gastos com uniformes e equipamentos de proteção individual.
Para auxiliar no controle dessas informações e nos cálculos necessários, é importante que o condomínio conte com um controle de ponto de todos os seus funcionários.
Além disso, contratar uma contabilidade ou assessoria especializada para realizar os cálculos das despesas com folha de pagamento é sempre uma boa opção, para que você não incorra em erro e precise pagar multas ou retificar informações perante os órgãos públicos.
Despesa 2: Consumo de bens essenciais
Todo o condomínio possui despesas com bens essenciais: água, luz e gás.
As áreas comuns, como hall de entrada, salão de festas e de jogos, piscina, academias – todas demandam esses tipos de gastos.
Portanto, é importante que as despesas com água, luz e gás, referente às áreas comuns, sejam mensuradas e incluídas na planilha.
Posteriormente, o valor gasto com esses bens essenciais será rateado entre os moradores, na proporção de suas frações ideias, e será cobrado na taxa condominial.
É importante que esses gastos estejam descritos minuciosamente e sejam rateados de forma correta, para que não haja cobrança indevida ou incorreta perante algum condômino.
Além disso, ter essas informações controladas mensalmente contribui para identificar eventuais mau uso de água ou luz, bem como possíveis vazamentos, quando os valores vierem muito discrepantes do normal.
Despesa 3: Manutenções condominiais
Dentro dos gastos com manutenção, você deve incluir em sua planilha de despesa todos os contratos ativos naquele mês, e que envolvam a infraestrutura e os equipamentos do condomínio.
Por isso, é importante elencar as manutenções referentes a:
- elevadores;
- portas e portões;
- câmeras;
- alarmes e sensores;
- interfones;
- jardins;
- bombas de piscina;
- encanamentos e fiação elétrica;
- e demais aparelhos que se fizerem necessários.
Nem sempre todos os equipamentos e setores do condomínio passarão por manutenções em um mesmo mês, então fique atento para incluir somente os gastos vigentes na sua planilha de despesas.
Para saber mais sobre manutenção predial, acesse este artigo.
Despesa 4: Consertos e obras
Neste item da planilha de despesas do condomínio, você síndico deve se atentar para não colocar gastos de manutenção.
Consertos e obras referem-se a situações que não estão abrangidas nos contratos de manutenção.
Um equipamento que estragou e precisa ser consertado ou trocado, uma obra programada ou emergencial para reformar alguma área comum, ou até mesmo pequenos reparos no hall de entrada são exemplos de situações que se enquadram no item de consertos e obras da sua planilha.
Lembrando que, em caso de o pagamento pelo conserto ou obra ser parcelado, os valores devem ser incluídos, mensalmente, com o valor respectivo da parcela.
Por exemplo, “Conserto do balanço do parquinho = R$150,00 (parcela 1 de 2)”.
Assim, você sabe quanto foi pago no mês corrente, quando será pago no próximo e quantas parcelas ainda faltam.
Despesa 5: Gastos administrativos
O síndico, enquanto gestor do condomínio, também possui gastos administrativos durante seu mandato.
Esses gastos envolvem material de escritório, eventual aquisição de equipamento de escritório e softwares de gestão, bem como gastos com registros, custas e emolumentos de cartórios e ações judiciais/administrativas.
Obviamente, nem sempre esses gastos existirão. Entretanto, quando forem necessários, devem estar elencados na planilha de despesas do síndico.
Despesa 6: Impostos
O recolhimento de impostos é uma obrigação mensal do condomínio – e, por conta disso, torna-se item obrigatório na planilha de despesas.
Para saber quais impostos devem ser pagos, nós elencamos, abaixo, os principais deles:
- FGTS, INSS, PIS/PASEP: Apesar de serem impostos que devem ser pagos pelo condomínio, eles já devem estar incluídos nas despesas de folha de pagamento. Mas, para sua melhor compreensão, elencamos ele aqui, pois são impostos obrigatórios;
- COFINS: Contribuição para Financiamento da Seguridade Social. Imposto que deve ser recolhido quando há contratação de prestadores de serviço com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal;
- ISS: Imposto sobre o Serviço. Esse tributo é cobrado quando há a contratação de autônomos, e varia de município para município.
- CSLL: Contribuição sobre o Lucro Líquido. Imposto que também é recolhido quando há contratação de serviços.
Agora que você já conhece os impostos que devem ser incluídos em sua planilha de despesas, atente-se aos prazos de pagamento para não perdê-los, ok?
Despesa 7: Honorários
Os honorários compõem mais um item importante da planilha de despesas do síndico.
Mensalmente, o condomínio deverá pagar o valor acordado a título de honorários para a sua administradora.
Além disso, podem existir outros tipos de honorários que podem compor as despesas do mês, tais como os advocatícios e os de contadoria.
Portanto, se houve necessidade de contratar um contador para apurar o orçamento, gastos e despesas condominiais, ou então contratar um advogado para ajuizar ações em face de moradores ou terceiros, certamente os gastos com honorários devem ser incluídos na planilha.
Despesa 8: Seguro condominial
Conforme o Código Civil, o condomínio é obrigado a contratar seguro contra incêndio ou destruições totais ou parciais.
A Lei do Condomínio (4.591/64), por sua vez, explica que o seguro contratado deve abranger as partes comuns e as unidades autônomas.
Desta forma, no que tange a ocorrência de incêndios ou destruições, a lei obriga a contratação de seguro condominial, devendo este valor estar necessariamente incluso na planilha de despesas do síndico.
Entretanto, destacamos aqui a importância de contratar um seguro completo, que abranja outros tipos de situações e circunstâncias, tais como:
- Crimes – roubos, furtos, assaltos, arrastões;
- Danos em virtude de raios, tempestades, vendavais;
- Danos causados por veículos;
- Quedas de aeronaves.
Quaisquer outras coberturas que se fizerem necessárias ao seu condomínio devem ser contratadas e incluídas no seguro do prédio.
Despesa 9: Outros
As despesas relacionadas ao item “outros” da sua planilha dizem respeito a diferentes circunstâncias, podendo ser situações eventuais, não previstas, emergenciais ou em decorrência de ação judicial.
Um exemplo é a condenação judicial ao pagamento de indenização a algum morador ou terceiro.
Ou, então, quando o condomínio decide realizar algum evento em prol dos condôminos, caracterizando uma situação eventual, mas com a devida aprovação em assembleia.
De modo geral, qualquer despesa que não se encaixe nas demais opções acima, devem ser incluídas no item “outros” da planilha de despesas do síndico.
Independente de qual despesa estejamos falando, lembre-se sempre de coletar e emitir recibos, atualizar a planilha e prestar as devidas contas aos moradores nas reuniões do condomínio.
Como diminuir os gastos do meu condomínio?
Agora que você já sabe quais são os gastos que compõem a planilha de despesas do condomínio, e já aprendeu a criar a sua, pode ser que você se assuste ao se deparar com um valor super elevado.
Mas, não se preocupe: existem algumas formas de reduzir os gastos do seu condomínio e economizar ainda mais.
Uma das formas de fazer isso é através da portaria remota. Com essa tecnologia, o síndico deixa de ter custos com a folha de pagamento e riscos trabalhistas e previdenciários, pois não haverá mais porteiro presencial no condomínio.
Todo o atendimento e monitoramento será feito por operadores de portaria remota, os quais estarão alocados em uma central blindada e segura. Para saber mais sobre a portaria virtual, clique aqui.
E se você gostaria de conhecer mais soluções inovadoras para redução de custos do condomínio, acesse este artigo!
Até o próximo artigo!
