Se você é síndico iniciante ou síndico profissional, confira nesta matéria os conhecimentos que o síndico precisa ter na hora de administrar um condomínio com qualidade
Muitas pessoas comparam os condomínios com empresas. Mas você sabe por que isso acontece?
Tal qual o gestor de uma empresa, o síndico precisa lidar com diferentes obrigações legais e com o gerenciamento de pessoas.
E isso vai desde a liderança e organização dos funcionários do condomínio, pagamento de encargos trabalhistas e tributários, organização financeira, orçamentária e administrativa, e, ainda, o síndico também deve representar o prédio em juízo, quando necessário.
Quanto mais se tiver essa visão de que um prédio é como uma empresa, mais se facilitará a gestão do síndico e a forma como ele administra um condomínio.
Pensando nisso, nós compilamos, abaixo, os conhecimentos que um síndico precisa saber para administrar um condomínio. Confira!
Conhecimentos financeiros
Entender sobre as contas que um síndico irá receber e irá pagar durante o seu mandato é um dos conhecimentos mais importantes na hora de administrar um condomínio.
Algumas das principais contas que o síndico deve se atentar ao administrar um condomínio são: pagamento de funcionários, de contratos terceirizados, de manutenções, de bens essenciais (energia elétrica, gás e água) e controle dos pagamentos das taxas e multas condominiais.
Essa organização é importante para que não ocorra furo no caixa e todo o fluxo financeiro do condomínio seja mantido sempre positivo.
Para fazer isso, o síndico pode contar com diversas ferramentas para ajudá-lo:
- Planilhas de controle financeiro, na qual deverá incluir todos as contas a pagar, a receber, prazos para pagamento;
- Agendamento de pagamentos on-line, a depender da conta a ser paga;
- Softwares e aplicativos para organização e gestão condominial.
Ademais, lembre-se sempre de guardar todos os comprovantes de pagamento e de exigir nota fiscal e recibos de todas as negociações que realizar em nome do condomínio.
Depois de planejar e organizar todas as finanças condominiais, o síndico deve realizar, mensalmente e através de assembleia, a prestação de contas a todos os condôminos.
Nesta ocasião, poderão ser manifestadas, por parte dos moradores, eventuais reclamações ou inconsistências que vislumbrarem na prestação de contas.
Além disso, destacamos que para administrar o condomínio e as finanças de forma organizada, o síndico deve sempre apresentar a previsão orçamentária anual aos condomínios, com todos os gastos previstos para o período sob regimento.
Por fim, não esqueça de incluir na planilha financeira os valores recebidos e pagos em razão dos fundos instituídos no condomínio, sejam eles de reserva, de obras, ou específicos.
Conhecimentos trabalhistas
Outra questão importante na hora de administrar um condomínio é com relação às obrigações trabalhistas envolvendo pessoal de portaria, zeladoria e limpeza.
Compreender como funcionam os contratos de trabalho, as proteções legais dadas aos funcionários pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e os encargos que devem ser arcados pelo síndico (INSS e FGTS, por exemplo), são conhecimentos que o administrador deve ter durante sua gestão.
Todos esses fatores auxiliam o síndico a ter um controle das folhas de pagamento e dos valores despendidos para cada funcionário.
Além disso, para administrar um condomínio, o síndico deve ter noções de gerenciamento e liderança de pessoal, organizando carga horária, escalas e turnos, bem como planos salariais e remuneratórios.
Isso envolve, também, treinamento de equipe e delegação de funções durante o seu mandato.
O mesmo acontece nos casos em que os funcionários são terceirizados, afinal, o síndico deve se manter atento ao que está previsto no contrato e se as obrigações trabalhistas e previdenciárias estão sendo cumpridas.
Essa fiscalização é importante, pois, em caso de omissão no pagamento por parte da empresa terceirizada, o condomínio pode responder solidariamente na justiça.
Diante da vasta quantidade de informações e obrigações trabalhistas às quais o síndico deve se atentar ao administrar um condomínio, a nossa dica é sempre contar com ajuda especializada, jurídica e contábil, para não incorrer em erro.
Conhecimentos tributários
Saber quais impostos o síndico está obrigado a recolher é mais um conhecimento necessário para administrar o condomínio.
Conforme visto acima, existem vários encargos, decorrentes de diferentes obrigações, que geram o dever do síndico de pagar impostos.
Abaixo, mencionamos os tributos mais importantes que devem ser pagos pelo síndico:
- FGTS: pago mensalmente para cada funcionário do condomínio, na alíquota de 8% do salário correspondente;
- INSS: encargo previdenciário, pago no valor de 20% do salário de cada um dos funcionários contratados, independente do regime (CLT ou Autônomo). O síndico também será beneficiado;
- PIS/PASEP: imposto referente ao financiamento do seguro-desemprego e abono salaria. É pago mensalmente no valor de 1% do salário de cada um dos funcionários, podendo variar de um estado para o outro;
- COFINS: imposto recolhido em caso de contratação de prestadores de serviço. Incide quando a nota fiscal ultrapassar a quantia de R$ 215,05
- ISS: imposto cobrado quanto houver contratação de autônomos, variando de cidade para cidade;
- CSLL: imposto incidente no caso de contratação de prestadores de serviço, com alíquota variante entre 12% a 32%.
Uma dúvida que surge ao identificar os tributos e impostos a serem arcados pelo condomínio é com relação ao Imposto de Renda.
O condomínio, embora tenha CNPJ, não pagam Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, pois não são reconhecidos legalmente como pessoa jurídica. É o que define o Parecer Normativo CST nº 76 de 09/02/1971.
Com relação a eventual não pagamento de impostos ou tributos incidentes, o condomínio incorrerá em multa e juros pelo atraso.
Decorridos os prazos legais, o prédio pode, inclusive, ser inscrito na Dívida Ativa da União, podendo ser executada judicialmente a sua cobrança.
Por isso, síndico, atenção aos impostos na hora de administrar um condomínio!
Sempre que necessário, lembre de contar com ajuda especializada e profissional para tanto.
Conhecimentos civis e administrativos
Ao pé da letra, os conhecimentos civis do síndico devem vir do Código Civil Brasileiro e de outras leis que regem a administração do condomínio.
No Código Civil, por exemplo, o artigo 1.348 elenca diversas competências do síndico, as quais podem, inclusive, fazer parte de outros conhecimentos, como o financeiro e o administrativo. Vejo abaixo:
I – convocar a assembleia dos condôminos;
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
IX – realizar o seguro da edificação.
Desta forma, são conhecimentos civis aqueles relacionados à organização do “condomínio”, como a convocação de assembleias, conservar as áreas comuns, zelar pelo patrimônio, como mencionado acima.
E, talvez o principal deles, é a representação do condomínio em juízo e fora dele, na pessoa do síndico. Essa responsabilidade, além de civil, também é jurídica, pois qualquer ação judicial que seja interposta, é o síndico quem irá representar o condomínio.
No tocante aos conhecimentos administrativos na hora de administrar um condomínio, o síndico deve ter conhecimento da organização e planejamento de assembleias, de alterações em convenção e regimento interno, de convocações em edital e realização de avisos para os condôminos.
Além disso, o síndico também deve se ater à imposição e cobrança de multas aos moradores, bem como a cobrança de inadimplentes.
Tal qual devem ser analisados na parte financeira quando o síndico administrar um condomínio, os contratos com empresas terceirizadas precisam ser fiscalizados e revistos quanto necessários.
Essa é uma forma de averiguar se todas as obrigações legais estão sendo cumpridas.
Conhecimentos tecnológicos
Se você acha que um síndico não precisa estar por dentro de tecnologias e inovações para administrar um condomínio, você está enganado!
Atualmente, existem diferentes aparatos tecnológicos, desde softwares até aplicativos para celular, que auxiliam e facilitam a gestão condominial.
Um exemplo é o aplicativo de portaria remota da MinhaPortaria.Com, fornecido gratuitamente para os clientes da empresa.
Com esse aplicativo, o síndico e os moradores conseguem liberar seu acesso através de chave virtual, acessar algumas câmeras do condomínio, enviar código de liberação de acesso para visitantes, fazer reserva para uso de áreas comuns, acessar históricos de acesso do condomínio, e muito mais!
Se você ainda não conhece a tecnologia da portaria remota, essa é uma ótima oportunidade. Clique aqui e descubra de que forma ela auxilia no aumento de segurança e redução de custos condominiais!
Conhecimentos interpessoais
Ter conhecimentos e habilidades interpessoais talvez sejam os mais importantes na administração de um condomínio.
Não basta se candidatar como síndico se você não está disposto a realmente gerir a massa condominial.
São vários moradores que dependem de uma estrutura funcional para terem um mínimo de qualidade de vida: funcionários que cuidam do controle de acesso e da conservação do patrimônio, equipamentos de segurança com manutenção em dia, áreas comuns higienizadas e organizadas, taxa condominial com valor atrativo…
Para que tudo esteja em ordem, o síndico precisa realmente assumir o papel de líder e colocar tudo em prática.
Além disso, deve ter jogo de cintura, paciência e habilidades de mediação na hora de resolver eventuais conflitos com moradores.
Por isso, lembre-se de ter bons relacionamentos com todos enquanto administrar o condomínio, para manter um clima bom e harmônico quando seu mandato encerrar.
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